Modèles de devis

Les modèles de devis peuvent être ajoutés ou modifiés depuis la page Affaires du menu Personnalisation. Il s'agit de document word au format docx.

Deux modèles de devis sont proposés en exemple : Devis correspondant à un devis simple sur une page, Proposition commerciale correspondant à un devis comportant des pages de présentation des produits.

Création d'un modèle de devis

Pour créer un modèle de devis vous pouvez soit partir d'un des exemples proposés ou partir d'un document vierge.

Les modèles de documents contiennent des champs de fusion représentant les informations du devis (numéro, date, montant, etc...). Lors de la génération d'un devis, les champs de fusion seront remplacés par les données du devis.

Ajout d'un champ de fusion

Pour insérer un champ de fusion dans Word :

• À partir de la barre d'outil Insertion cliquer sur Texte puis sur l'option Champ
• Sélectionner ChampFusion dans la catégorie Publipostage puis saisir le nom du champ.

Formatage

Le format d'un champ de fusion peut être modifié à l'aide de commutateurs.
Par exemple on peut mettre la première lettre de la civité du contact en majuscule en ajoutant le commutateur \* FirstCap :

MERGEFIELD ContactTitle \* FirstCap

La liste des cummutateurs est disponible dans la documentation de Microsoft Office

Champ de fusion conditionnel (IF)

Il est possible d'afficher un texte différent selon la valeur d'un champ de fusion en utilisant un champ IF. Cela permet par exemple d'adapter la civilité, d'afficher un texte uniquement si un champ est renseigné, ou de gérer tout autre cas conditionnel.

La syntaxe d'un champ IF est la suivante :

IF MERGEFIELD NomDuChamp = "valeur" "Texte si vrai" "Texte si faux"

Pour insérer un champ IF dans Word :

1. Appuyer sur Ctrl+F9 (ou Cmd+F9 sur Mac) pour insérer des accolades de champ { }
2. À l'intérieur des accolades, saisir la condition IF. Pour insérer le champ de fusion imbriqué, appuyer à nouveau sur Ctrl+F9 à l'endroit souhaité afin de créer des accolades imbriquées.
3. Le résultat doit ressembler à ceci dans Word (en affichant les codes de champ avec Alt+F9) :

{ IF { MERGEFIELD ContactTitle } = "Monsieur" "Cher" "Chère" }

4. Appuyer sur Alt+F9 pour masquer les codes de champ et visualiser le résultat.

Exemples

Adapter la formule de politesse selon la civilité :

{ IF { MERGEFIELD ContactTitle } = "Monsieur" "Cher Monsieur" "Chère Madame" }

Afficher une section uniquement si un champ est renseigné :

{ IF { MERGEFIELD DeliveryTime } <> "" "Délai de livraison : { MERGEFIELD DeliveryTime }" "" }

Afficher un texte selon le montant :

{ IF { MERGEFIELD TotalAmount } > "10000" "Livraison offerte" "Frais de livraison en sus" }

Liste des champs d'entête et de pied de page

Nom	Description
QuoteNumber	Numéro du devis
SalesPersonName	Nom du commercial
SalesPersonEmail	Adresse email du commercial
SalesPersonPhone	Numéro de téléphone du commercial
SalesPersonPhoto	Photo du commercial
CompanyName	Nom de la société
AccountReferenceCode	Code référence de la société
RegistrationNumber	Numéro d'identification de la société (SIRET)
Address	Adresse de la société
ContactFirstName	Prénom du contact
ContactLastName	Nom du contact
ContactTitle	Civilité du contact
ContactPhone	Numéro de téléphone du contact
ContactEmail	Adresse email du contact
Date	Date du devis
ExpirationDate	Date d'expiration
Description	Objet du devis
DeliveryTime	Délai de livraison
DeliveryMethod	Mode de livraison
Comment	Commentaire
TotalFixedAmount	Montant fixe total HT
TotalFixedVat	Montant fixe de la TVA
TotalFixedAmountIncludingTaxes	Montant fixe total TTC
TotalRecurringAmount	Montant récurrent total HT
TotalRecurringVat	Montant récurrent de la TVA
TotalRecurringAmountIncludingTaxes	Montant récurrent total TTC
TotalAmount	Montant total HT (fixe + récurrent)
TotalVat	Montant de la TVA (fixe + récurrent)
TotalAmountIncludingTaxes	Montant total TTC (fixe + récurrent)
SignatureIssuer	Nom de la personne qui signé le devis
SignatureDate	Date de signature du devis
SignatureImage	Signature

Lignes du devis

Pour les lignes du devis, il faut ajouter dans le modèle de document les champs de fusion TableStart:Products et TableEnd:Products : tout le contenu situé entre ces champs sera dupliqué pour chaque produit du devis lors de la génération.

Il est possible de regrouper les lignes de devis par famille de produit. Dans ce cas il faut utiliser les champs de fusion TableStart:ProductLines et TableEnd:ProductLines.

Liste des champs des lignes pour les produits

Nom	Description
TableStart:Products	Début d'une ligne de produit
TableEnd:Products	Fin d'une ligne de produit
Name	Nom du produit
ReferenceCode	Code référence du produit
Description	Description du produit
Comment	Commentaire
ProductLineName	Nom de la famille du produit
Quantity	Quantité
UnitPrice	Prix unitaire
DiscountedUnitPrice	Prix unitaire après remise
DiscountAmount	Montant de la remise
DiscountRate	% de remise
Amount	Montant HT
VatRate	Taux de TVA

Liste des champs des lignes pour les familles de produit

Nom	Description
TableStart:ProductLines	Début d'une ligne de famille de produit
TableEnd:ProductLines	Fin d'une ligne de famille de produit
Name	Nom de fa famille de produit
TotalFixedAmount	Montant fixe total HT
TotalVat	Montant fixe de la TVA
TotalAmountIncludingTaxes	Montant fixe total TTC
TotalRecurringAmount	Montant récurrent total HT
TotalRecurringVat	Montant récurrent de la TVA
TotalRecurringAmountIncludingTaxes	Montant récurrent total TTC
TotalAmount	Montant total HT (fixe + récurrent)
TotalVat	Montant de la TVA (fixe + récurrent)
TotalAmountIncludingTaxes	Montant total TTC (fixe + récurrent)

Pages produit

Dans le devis, on peut aussi insérer des pages de présentation des produits.

Pour cela il faut créer pour chacun des produits un document de présentation puis ajouter ces documents depuis la fenêtre d'édition de produit (dans la page Produits du menu Personnalisation )

Dans le modèle de devis, il faut ensuite ajouter un champ de fusion ProductPages.

Lors de la génération du devis, ce champ sera remplacé par le contenu des documents de chaque produit du devis.

Liste des champs des pages produit

Nom	Description
Name	Nom du produit
Description	Description du produit
Comment	Commentaire
ProductLineName	Nom de la famille du produit
Quantity	Quantité
UnitPrice	Prix unitaire
DiscountAmount	Montant de la remise
DiscountRate	% de remise
Amount	Montant HT
VatRate	Taux de TVA